Colting Borsséns Coaching Personuppgifterspolicy / GDPR – Allmänna Dataskyddsförordningen

1. Introduktion

Borssén Communication AB (“Colting Borssén”) är personuppgiftsansvarig för behandling av personuppgifter i samband med beställning av onlinecoaching, lägerverksamhet, föreläsningar och därtill relaterade tjänster samt anmälan om prenumeration av Colting Borsséns digitala nyhetsbrev via webbplatsen http://www.coltingborssen.com (“Webbplatsen”).

Den här personuppgiftspolicyn är till för att du som som användare av Webplatsen, som deltagare i onlinecoachning, som deltagare vid något av våra läger eller vid någon av våra föreläsningar, eller i övrigt vid anlitande av våra tjänster, ska känna dig trygg med att Colting Borssén som personuppgiftsansvarig hanterar dina uppgifter i enlighet med tillämplig integritetslagstiftning omfattande bland annat dataskyddsförordningen (Europaparlamentets och rådets förordning 2016/679 av den 27 april 2016).

Vi vidtar alla lämpliga tekniska och organisatoriska säkerhetsåtgärder som krävs för att skydda dina personuppgifter mot otillbörlig åtkomst, förändring eller förstörelse.

2. Kontaktuppgifter

Personuppgiftsansvarig: Borssén Communication AB
Organisationsnummer: 556691-0856
Adress: Åsvägen 11
138 36 Älta, Sverige

Telefon: Jojje Borssén, +46 70-7408679
E-post: jojje.borssen@gmail.com

3. När använder vi personuppgifter?

Med “personuppgift” avses all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en fysisk person som är i livet. “Känsliga personuppgifter” är sådana uppgifter som avslöjar ras eller etniskt ursprung, politiska åsikter, religiös eller filosofisk övertygelse eller medlemskap i fackförening samt personuppgifter som rör hälsa eller sexualliv.

Colting Borssén behandlar dina personuppgifter när du:

Beställer onlinecoaching, bokar ett läger genom oss eller anmäler dig till en föreläsning via Webbplatsen; och
Samtycker till att vi får behandla dina personuppgifter för marknadsföringsändamål (utskick av nyhetsbrev).

Personuppgifterna innefattar varje upplysning som avser en identifierad eller identifierbar fysisk person, som namn, identifikationsnummer eller online identifikationer som bilder, foton och adresser.

4. Hur och vilka personuppgifter använder vi?

Nedan har Colting Borssén sammanställt vilka personuppgifter som behandlas inom ramen för Webbplatsen samt för vilka ändamål och med vilken rättslig grund.

ONLINECOACHING
Rättslig grund	Ändamål med behandlingen	Kategorier av personuppgifter	Lagringstid för personuppgifterna	Säkerhetsåtgärder
Fullgörande av avtal (Leverans av onlinecoaching)	Leverera och anpassa coaching som du beställer på Webbplatsen. Hantera betalning av coaching som du beställer på Webbplatsen.	Person- och kontaktinformation: · Namn · Adress · E-post · Telefonnummer · Betalningshistorik · Sysselsättning · Personnummer · Idrottsliga erfarenheter / målsättningar	Lagras max 1 år. Gallras 2 månader efter avslutad tjänst.	Medlemsregister hanteras genom det lösenordskyddade Google Drive-kontot. Hanteringen av Google Drive-kontot skall endast ske med hjälp av säkra enheter. Back-up av medlemsregistret samt bokföring med betalningainformstion sparas i åtkomstskyddad mapp på en lösenordsskyddad dator med brandvägg mot extern åtkomst.
Samtycke	För att administrera coachverksamheten och kommunicera med adepterna för kommande träningsperiod som därtill förenlig information.	Känsliga personuppgifter Hälsoinformation: · Eventuella allergier · Eventuella skador	Lagras max 1 år. Gallras 2 månader efter slutförd resa.
Rättslig skyldighet (Bokföring)	Bokföra inbetalning och redovisning av beställda tjänster inom ramen för Colting Borssén.	Person- och kontaktinformation: · Namn · Adress · E-post · Telefonnummer · Betalningshistorik · Personnummer	Lagras max 7 år. Gallras så ofta som möjligt i enlighet med gällande tillämplig lag.

LÄGERVERKSAMHET OCH FÖRELÄSNINGAR
Rättslig grund	Ändamål med behandlingen	Kategorier av personuppgifter	Lagringstid för personuppgifterna	Säkerhetsåtgärder
Fullgörande av avtal (Leverans av resor och lägerupplevelse)	Leverera och anpassa lägret som du beställer på Webbplatsen. fHantera betalning av lägret som du beställer på Webbplatsen.	Person- och kontaktinformation: · Namn · Adress · E-post · Telefonnummer · Betalningshistorik · Sysselsättning · Personnummer · Idrottsliga erfarenheter / målsättningar	Lagras max 1 år. Gallras 2 månader efter uppsagd tjänst.	Anmälan hanteras genom det lösenordskyddade Google Drive-kontot. Hanteringen av Google Drive-kontot skall endast ske med hjälp av säkra enheter. Back-up av medlemsregistret samt bokföring med betalningainformstion sparas i åtkomstskyddad mapp på en lösenordsskyddad dator med brandvägg mot extern åtkomst.
Samtycke	Anpassa våra läger till dina särskilda behov, exempelvis informera hotell, flygbolag om eventuella allergier.	Känsliga personuppgifter Hälsoinformation: · Eventuella allergier · Eventuella skador	Lagras max 1 år. Gallras 2 månader efter slutförd resa.
Rättslig skyldighet (Bokföring)	Bokföra inbetalning och redovisning av beställda tjänster inom ramen för Colting Borssén.	Person- och kontaktinformation: · Namn · Adress · E-post · Telefonnummer · Betalningshistorik · Beställningshistorik	Lagras max 7 år. Gallras så ofta som möjligt i enlighet med gällande tillämplig lag.

UTSKICK AV COLTING BORSSÉNS DIGITALA NYHETSBREV
Rättslig grund för behandlingen	Ändamål med behandlingen	Kategorier av personuppgifter	Lagringstid för personuppgifterna
Samtycke	Skicka digitala nyhetsbrev med information om nya artiklar, filmer, poddar, produkter eller tjänster.	Person- och kontaktinformation: · E-post · Namn	Lagras under tiden du samtycker till behandlingen. Raderas efter återkallat samtycke.

SOCIALA KANALER
Rättslig grund för behandlingen	Ändamål med behandlingen	Kategorier av personuppgifter
Samtycke	Uppvisande och marknadsföring av Colting Borsséns verksamhet, tränings- och tävlingsverksamhet. Informationsförmedling.	Exempelvis namn, instagramkonto, bilder, tävlingsresultat, föreningsaktiviteter.

Om du inte har lämnat ditt samtycke till att vi behandlar dina personuppgifter för marknadsföringsändamål och endast angivit dina personuppgifter för att beställa en produkt kommer dina personuppgifter inte användas för något annat ändamål. Om du inte lämnar ut dina personuppgifter i samband med att du beställer en en av våra produkter kan Colting Borssén möjligen inte fullgöra sina avtalsenliga skyldigheter mot dig eller leverera produkterna som du beställer av oss.

För mer information om hur Colting Borssén behandlar dina personuppgifter i samband med utskick av nyhetsbrev, se avsnitt 6 nedan.

5.1 Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med?

För att vi ska kunna leverera våra produkter och tjänster till dig efter genomförd beställning samarbetar vi med andra aktörer såsom hotell och researrangörer samt i vissa fall arrangörer av evenemang (“Samarbetspartners”). Dina personuppgifter kan komma att överföras till våra Samarbetspartners. Notera att vilken Samarbetspartner dina personuppgifter kommer att överföras till beror på vilken typ av produkt du har beställt. Denna information kommer vi tydliggöra i samband med anmälan du gör på Webbplatsen genom ditt samtycke.
Några av våra samarbetspartners är: Scandic Hotell Plaza i Borås, Apollo Sports, Scandic Elimia i Jönköping. Colting Borssén har ingått personuppgiftsbiträdesavtal med samtliga samarbetspartners och uppfyller kraven i Dataskyddsförordningen.

Vidare kommer vi att överföra dina personuppgifter till tredje part som tillhandahåller lösningen för Colting Borsséns administrationssystem.

5.2 Känsliga uppgifter

För att kunna informera våra samarbetspartners om eventuella specialanpassningar till din lägerupplevelse så behöver vi ditt samtycke för att behandla dessa personuppgifter.

Du behöver inte uppge dessa uppgifter när du beställer bokar ett läger hos oss men om du vill att vi anpassar produkten efter dina behov så behöver vi att du samtycker till att vi behandlar dessa personuppgifter. Notera att du alltid kan vända dig direkt till våra samarbetspartners och uppge eventuella känsliga personuppgifter som behövs för att anpassa produkten eller tjänsten om du inte samtycker till att vi behandlar dessa känsliga personuppgifter.

5.3 Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Personuppgifter som är nödvändiga för att leverera onlinecoaching och lägerprodukter som du har beställt av Colting Borssén. Vi raderar omedelbart eventuella känsliga personuppgifter inom 2 månader efter du är klar med din coaching eller varit på vårt läger. Beslutet att gallra dessa personuppgifter efter 2 månader grundar sig på Allmänna Reklamationsnämndens avgörande (ARN 1993/94 ref. 34) där nämnden ansåg att en reklamation som gjorts efter 2 månader efter lägerdeltagarens hemkomst skett ”inom skälig tid”.

Personuppgifter som behövs för att kunna fullgöra avtalsrättsliga förpliktelser gentemot våra Samarbetspartners och rättsliga förpliktelser (exempelvis bokföringslagen) kommer dock att lagras så länge dessa behövs för att kunna uppfylla förpliktelsen ifråga.

Om du endast lämnat personuppgifter för att beställa våra lägerprodukter och inte samtyckt till att vi använder dina personuppgifter för marknadsföringsändamål raderar vi personuppgifterna omedelbart efter att våra förpliktelser (enligt lag eller avtal) fullgjorts.

5.4 Överföring till land utanför EU/EES

Vi strävar alltid efter att dina personuppgifter ska behandlas inom EU/EES. Samtliga våra egna IT-system samt data som lagras av Mailjet lagras inom EU/EES.

I samband med att du beställer en resa av oss kan dina personuppgifter komma att överföras till ett land utanför EU/EES. Vid varje sådan överföring kommer vi att säkerställa att överföringen är förenlig med Dataskyddsförordningens föreskrifter genom att bland annat ingå personuppgiftsbiträdesavtal. Vid överföring till USA sker detta endast till företag som är certifierade under Privacy Shield.

6. Mer om personuppgiftsbehandling i samband med utskick av Colting Borsséns digitala nyhetsbrev

Personuppgifter som vi behandlar för att skicka ut Colting Borsséns nyhetsbrev och skicka marknadsföring till dig omfattar endast din e-postadress och ditt namn.

6.1 Vilka kan vi komma att dela dina personuppgifter med?

För marknadsföringsändamål kommer din e-postadress endast att överföras till vår leverantör som tillhandahåller lösningen för utskick av nyhetsbrev (Mailjet). När du mottar ett nyhetsbrev från oss har du alltid möjlighet att avsluta din prenumeration genom att klicka på en länk längst ner i e-postmeddelandet.
För tecknande av medlemskap i Colting Borssén Triathlonklubb delar vi dina uppgifter med vår Triathlonklubb. Personuppgiftsbiträdesavtal gällande GDPR mellan Colting Borssén Coaching och Colting Borssén Triathlonklubb är upprättat.

6.2 Hur länge sparar vi dina personuppgifter?

Colting Borssén sparar inte personuppgifter längre än nödvändigt. Irrelevant information raderas skyndsamt. Uppgifterna som sparas skall vara korrekta och vid behov uppdateras eller rättas.

Mail

Eventuella mailkonversationer mellan enskild individ och våra produkter och tjänster raderas årsvis 1 september varje år. Detta för att kunna säkerställa leveransen av våra tjänster till dig som kund. Vid utgående massutskick används alltid dold kopia.

Coachingtjänsterna: Vid avslutat medlemskap stryks medlemmen direkt från medlemsregistret. Registret raderas helt efter nästkommande verksamhetsår.
Bokföringsunderlag sparas så länge som det krävs i enlighet med gällande tillämplig lag.
Sociala kanaler: Det är upp till den enskilda medlemmen att gå ur/sluta följa eventuella sociala medier. På begäran kan personuppgifter i form av resultatrapportering och/eller identifierade bilder avpersonifieras eller raderas.

7. Ändamålsbegränsning

Colting Borssén lagrar endast personuppgifter för ändamålen att kunna administrera onlinecoachingen, lägerverksamheten, samt för klubb -och förbundstillhörighet. Uppgifterna sparas under aktuellt och nästkommande verksamhetsår om ändamålet bedöms kvarstå under den perioden. Behandlingen av personuppgifter sker därmed inom ramen för administration av medlemskap.

I samband med ansökan till Colting Borssén Coaching ombeds coachingadepten göra ett aktivt val om huruvida coachingadepten önskar ansöka om medlemskap i Colting Borssén Triathlonklubb. Om ansökan beviljas kommer personuppgifterna att behandlas även av Colting Borssén Triathlonklubb för att hantera medlemskapet.
Colting Borssén Triathlonklubb är medlem i Svenska Triathlonförbundet som är ett Specialidrottsförbund (SF) inom Västra Götalands Distriktsidrottsförbund (DF) som underställs Svenska Riksidrottsförbundet (RF). Behandlingen av personuppgifter sker inom ramen för idrottsförbundens anti-doping arbete.

9. Dina rättigheter

Du har alltid rätt att:

Få tillgång till dina personuppgifter. Du kan begära en kopia av de uppgifter du skulle vilja ha och verifiera den information vi har om dig. En kopia är gratis att begära.
Få rättelse av felaktiga eller ofullständiga personuppgifter.
Få dina uppgifter raderade i vissa fall, t.ex. om dina personuppgifter inte längre är nödvändiga för de ändamål för vilka de samlades in.
Få begränsning av behandling av dina personuppgifter i vissa fall – t.ex. om du har invänt mot behandling av dina personuppgifter som görs efter intresseavvägning – under tiden som kontroll sker av om våra skäl väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter.
Få ut och överföra personuppgifter till annan personuppgiftsansvarig i vissa fall (dataportabilitet).
Du har rätt att invända mot behandling av dina personuppgifter som grundar sig på en intresseavvägning. Fortsatt behandling av dina personuppgifter förutsätter i sådant fall att vi kan visa berättigade skäl som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter eller om det sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.
Du har rätt att inge klagomål avseende behandlingen till Datainspektionen eller annan behörig tillsynsmyndighet inom EU.